Badanie wariografem pracowników — prawo pracy i RODO

badanie wariografem pracowników — prawo pracy i RODO

Pracodawcy z różnych branż — finansowej, ochroniarskiej, logistycznej — niekiedy rozważają badanie wariografem jako element procesu rekrutacyjnego, dochodzenia wewnętrznego lub screeningu. Polskie prawo pracy i ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) stawiają jednak rygorystyczne warunki.

Zakres danych osobowych — art. 22¹ KP

Art. 22¹ § 1 KP. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Źródło: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.).

Art. 22¹ KP wyczerpująco określa kategorie danych, których pracodawca może żądać od kandydata. Dane biometryczne i dotyczące zdrowia — zbierane podczas badania wariografem — nie mieszczą się w tym katalogu.

Zgoda pracownika — art. 22¹ᵃ KP

Art. 22¹ᵃ § 1 KP. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia 2016/679 (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa).

§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Kluczowy jest § 2 — brak zgody na rozszerzone przetwarzanie danych nie może skutkować niekorzystnym traktowaniem. To bezpośrednio dotyczy badania wariografem.

Dane szczególnych kategorii — art. 22¹ᵇ KP

Art. 22¹ᵇ § 1 KP. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Dane biometryczne i dotyczące zdrowia (zbierane podczas badania wariografem) są danymi szczególnych kategorii z art. 9 ust. 1 RODO. Ich przetwarzanie przez pracodawcę jest możliwe wyłącznie z inicjatywy samego pracownika — nie z inicjatywy pracodawcy.

Praktycznie oznacza to, że pracodawca nie może żądać od pracownika poddania się badaniu wariografem. Gdyby pracownik sam, z własnej inicjatywy, zaproponował takie badanie, np. w celu oczyszczenia się z zarzutów w trakcie dochodzenia wewnętrznego, dopuszczalność może się zmienić.

RODO — kluczowe przepisy

Art. 9 RODO — przetwarzanie danych szczególnych kategorii

Art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 zakazuje przetwarzania danych biometrycznych służących jednoznacznej identyfikacji oraz danych dotyczących zdrowia. Wyjątki — w art. 9 ust. 2 — obejmują m.in.:

• lit. a — wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie w jednym lub kilku określonych celach;
• lit. b — niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony socjalnej, jeśli jest to dozwolone prawem lub układem zbiorowym.

Przesłanka z art. 9 ust. 2 lit. a RODO jest relewantna, ale musi być spojona z art. 22¹ᵇ KP — a ten wymaga inicjatywy pracownika.

Art. 7 RODO — warunki wyrażenia zgody

Zgoda pracownika musi spełniać warunki art. 7 RODO — być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. W relacji pracownik–pracodawca szczególną wagę ma element dobrowolności. Motyw 43 preambuły RODO wskazuje, że zgoda nie stanowi ważnej podstawy prawnej przetwarzania, jeżeli między podmiotem danych a administratorem istnieje wyraźny brak równowagi — a taka sytuacja zwykle występuje między pracownikiem a pracodawcą.

Zasada równego traktowania — art. 18³ᵃ KP

Art. 18³ᵃ § 1 KP. Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Odmowa zatrudnienia kandydata, który nie wyraził zgody na badanie wariografem, może być traktowana jako dyskryminacja — pracodawca narusza zarówno art. 22¹ᵃ § 2 KP, jak i zasady równego traktowania.

Państwowa Inspekcja Pracy

Naruszenia przepisów o danych osobowych pracowników podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, Dz.U. 2007 Nr 89 poz. 589 z późn. zm.) oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych (naruszenia RODO). Sankcje mogą obejmować:

• grzywnę za wykroczenia z Kodeksu pracy (art. 281 § 1 KP: 1 000 – 30 000 zł),
• administracyjną karę pieniężną z tytułu naruszenia RODO (art. 83 RODO — do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu),
• odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika na zasadach ogólnych KC/KP.

Trzy scenariusze praktyczne

1. Rekrutacja na stanowisko wymagające szczególnego zaufania

Pracodawca nie może żądać badania wariografem jako warunku zatrudnienia. Może zaproponować — ale kandydat musi mieć realną swobodę odmowy bez negatywnych konsekwencji. W praktyce trudno spełnić ten warunek ze względu na rzeczywistą zależność kandydata od pracodawcy.

2. Dochodzenie wewnętrzne (kradzieże, wycieki danych)

Jeżeli pracownik jest podejrzany o naruszenie, pracodawca może zaproponować dobrowolne badanie wariografem. Pracownik ma pełne prawo odmówić — bez konsekwencji. Alternatywnie pracodawca może zawiadomić organy ścigania, które w trybie postępowania karnego mogą (za zgodą pracownika) przeprowadzić badanie w ramach art. 199a KPK.

3. Badanie z inicjatywy pracownika

Gdy pracownik sam chce oczyścić się z zarzutów (np. w sporze ze współpracownikami), może dobrowolnie zlecić sobie badanie. Wynik — jako dokument prywatny — może przedstawić pracodawcy lub wykorzystać w ewentualnym postępowaniu sądowym (art. 245 KPC).

Wybrane rekomendacje UODO

Urząd Ochrony Danych Osobowych wielokrotnie wskazywał, że zgoda pracownika na przetwarzanie danych szczególnych kategorii musi być dobrowolna. W dokumentach UODO wskazano m.in., że:

• pracodawca nie powinien uzależniać zatrudnienia od zgody na badania biometryczne,
• zgodę pracownika należy dokumentować odrębnie dla każdego celu przetwarzania,
• pracownik ma prawo wycofania zgody w dowolnym momencie bez negatywnych konsekwencji.

Aktualne stanowiska UODO są publikowane w serwisie uodo.gov.pl.

Kontrola trzeźwości i kontrola narkotykowa — dla porównania

Od 2023 r. pracodawca może prowadzić kontrolę trzeźwości i kontrolę narkotykową na podstawie art. 22¹ᶜ–22¹ᶠ KP — w ściśle określonych warunkach. Badanie wariografem nie zostało objęte podobną regulacją. Oznacza to, że bez wyraźnej podstawy ustawowej pracodawca nie może prowadzić regularnych badań wariograficznych pracowników.

Podsumowanie

1. Pracodawca nie może żądać badania wariografem jako warunku zatrudnienia.
2. Art. 22¹ᵇ KP dopuszcza przetwarzanie danych szczególnych kategorii wyłącznie z inicjatywy pracownika.
3. Odmowa pracownika nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami (art. 22¹ᵃ § 2 KP).
4. Zgoda pracownika musi być dobrowolna (art. 7 RODO, motyw 43 preambuły RODO).
5. Dobrowolne badanie z inicjatywy pracownika jest dopuszczalne i może być dokumentem prywatnym w sporze.

Źródła

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.). ISAP
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) — Dz.U.UE.L. 2016, Nr 119, str. 1. EUR-Lex
• Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.). ISAP
• Ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2007 Nr 89 poz. 589 z późn. zm.). ISAP
• Urząd Ochrony Danych Osobowych

Zobacz również

• Jak działa wykrywacz kłamstw?
• Cennik badań — ile kosztuje?
• Rodzaje badań wariografem
• FAQ — najczęstsze pytania